۷ بهروش برای دفتر مدیریت پروژه

بهروش‌های دفتر مدیریت پروژه
دسته‌بندی: دفتر مدیریت پروژه

گارتنر (لینک) ۷ بهروش برای دفتر مدیریت پروژه شناسایی کرده است که برای رسیدن به چالش‌های جدید دنیای کسب و کار باید به کار گرفته بشوند. این موارد باعث خلق ارزش برای سازمان‌ها، از تامین اطلاعات برای پشتیبانیِ تصمیم‌گیریِ موثر گرفته تا توسعه منابع و مهارت‌ها برای رسیدن به تغییرات استراتژیک می‌شوند. 

دفترهای مدیریت پروژه (PMOها) به صورت گسترده‌ای در حال تغییر هستند تا ارزش خود را ثابت کنند. با توجه به نظر گارتنر، راهبران PMO باید ۷ بهروش دفتر مدیریت پروژه را استفاده کنند تا اثربخشی مدیریت پروژه و سبد پروژه ی خود را بهبود بدهند و نشان بدهند که می‌توانند به سازمان در جهت اهداف راهبردی کمک کنند. عدم توانمندی در دگرگونی و همخوانی با این تغییرات جدید منجر به این می‌شود که PMOها با اهداف سازمان انحراف پیدا کنند و بنابراین نتوانند ارزش لازم را نشان بدهند.

و اما این ۷ بهروش دفتر مدیریت پروژه را که توسط گارتنر شناسایی شده با هم مرور کنیم.

۱٫ به دست آوردن افراد، دانش، مهارت‌ها و رفتارهای همکارانه‌ی درست: وقتی مدیران پروژه که بخشی از PMO هستند طوری برخورد می‌کنند که گویا فقط روی وظیفه‌های روزمره تمرکز دارند، این به اعتبار دفتر مدیریت پروژه آسیب میزند. آدم‌ها معمولن تغییرگریز هستند. مدیران پروژه باید مجموعه‌ای مهارت‌های نرم در ارتباطات، رفع تعارض‌ها، ترغیب کردن و تسهیل کردن را یاد بگیرند تا بتوانند این تغییرات را ایجاد کنند.

۲٫ شناسایی و اجرای ابتکارهای موثر و آشکار: شاید سال‌ها طول بکشد تا در بلوغ مدیریت پروژه بهبودهایی ایجاد شود. ولی این امکان وجود دارد که این فرایند را با پیدا کردن راه‌های «برد سریع» تسریع کرد و پروژه‌های مهم و جلوی چشم را سریعتر به نتیجه رساند. اینکار باعث نمایش ارزش PMO به ذینفعان می‌شود و بعدن بیشتر روی ابتکارهای با محوریت دفتر مدیریت پروژه حساب باز می‌کنند.

۳٫ گزارش دادن روی موارد واقعن مهم برای کسب و کار: مدیران اجرایی معمولن قبول دارند که PMO باید در مورد وضعیت پروژه‌ها و طرح‌ها گزارش بدهد ولی بعضی هم اعتقاد دارند این کافی نیست. مدیران این گزارش‌های بر محور پروژه را یک خلا در ارتباطات و دور از هدف اصلی می‌دانند. گزارش‌ها باید شامل اطلاعات وضعیتی باشد که به مدیران سازمان در تصمیم‌گیری موثر کمک کند.

۴٫ ایجاد یک چارچوب برای نمایش همترازی PMO با اهداف راهبردی سازمان: یک چارچوب برای نشان دادن تراز بودن دفتر مدیریت پروژه با اهداف و جهت در حال تغییرِ سازمان به شدن حیاتی است. این چارچوب می‌توانند کمکی برای شناسایی مایلستون‌ها و اهداف مسیر باشد که مشکلات و موانع تحقق موفقیت استراتژیک را رفع می‌کند. PMO می‌‎تواند در تعریف اهداف راهبردی هم به مدیران و رهبران کسب و کار کمک کند. بدون این چارچوب و نگاه، کار PMO کمتر به عنوان یک چیز ارزشمند دیده می‌شود.

۵٫ تامین اطلاعات ساده و واضح برای مدیران ارشد: معمولن PMOها اینطور شناخته می‌شوند که در رساندن اطلاعاتی که خواست مدیران ارشد است شکست خورده‌اند. این باعث یک قطع ارتباط بین انتظار و واقعیت درک شده می‌شود. دفترهای مدیریت پروژه باید از باورِ «هر چه جزئیات بیشتر، بهتر» بیرون بیایند و سیر تکاملی گزارشدهیِ مناسب برای مدیران را پیدا کنند. این مدیران سرشلوغی دارند و به دنبال گزارش کوتاه، دقیق و دارای اطلاعات مفید هستند.

۶٫ برجسته کردن دستاوردهای PMO: معیارهای مهم هستند اما باید با داستان‌های موفقیت دفتر مدیریت پروژه در سازمان کامل بشوند. کمتر در مورد اعداد سخت صحبت شود و بیشتر به مزیت‌های قابل لمسی اشاره شود که توسط ذینفعان قابل درک هستند. مثلن اینکه چطور کاهش بازه زمانی برای تکمیل پروژه باعث رفع مشکل تاخیر در ورود محصول جدید به بازار شده است.

۷٫ تکامل PMO برای پشتیبانی از کسب و کارهای مدرن: دفتر مدیریت پروژه باید مدل خدماتی خود را برای پشتیبانی از تغییرات بهینه کند. برای نمونه، دفتر مدیریت پروژه‌ای که در زمان رکود اقتصادی شکل گرفته، بیشتر بر روی کاهش هزینه و کارایی تمرکز دارد. شاید همان کسب و کار در دوره رونق نیاز به انعطاف‌پذیری و سرعت در تحویل دارد. در این حالت، پیکربندی و گزینش کارمند در PMO شاید برای این تمرکز جدید ایده‌آل نباشد.

همانطور که می‌بینید با پیروی از این بهروش‌ها می‌توان خدمات بهتری ارائه داد و خدمات داده شده را بهتر نشان داد. با دیدی که من به عملکرد PMOها دارم، اگر فقط همان بهروش اول رو پی بگیریم و کمی از کارهای روتین و عملیات تکرارپذیر فاصله بگیریم و دانش روز را پیوسته در عملیات و فرایندها تزریق کنیم، به ارزش مورد انتظار از PMO می‌رسیم.

2 دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

  • ناهید خزایی
    26 آگوست 2020 2:47 ب.ظ

    با سلام
    من مدیر دفتر مدیریت پروژه هستم.به کمک شما نیاز دارم.سازمان از دفتر بنده انتظار دریافت گزارشات جامع و راهبردی دارد ولی هیچ فرآیندی جهت گردش کار مکاتبات،اطلاع رسانی از تصمیمات و تغییرات در سازمان و ارائه گزارشات در سازمان ما تعریف نشده و واحدهای سازمانی نیز تمایل به ارائه گزارش مستقیم به مدیرعامل و هیئت مدیره دارند.چه کنم؟

    پاسخ
    • درود
      شما به اطلاعات سمتِ پروژه‌ها دسترسی دارید چون مسئول این بخش هستید. در صورتیکه از سمت دیگه، به اهداف و استراتژی‌های کلان سازمان که مصوب و مکتوب باشند، دسترسی داشته باشید، امکان ایجاد گزارش‌های تحلیل همترازی پروژه‌ها و استراتژی‌ها وجود داره. البته هر چه دسترسی به اطلاعات و تغییراتِ سطح کلان سازمان در روند زمان کمتر باشه، گزارش‌های این چنینی با فرضیات ضعیفتر و در نتیجه نتیجه‌های سست‌تر خواهند بود.

      پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

زنجیره بحرانی
نرم‌افزار آنلاین یا نصبی؟
فهرست