ایستاده در غبار

دسته‌بندی: مدیریت پروژه

پیش از این در معنای ریسک نوشته بودم (لینک) و حتمن با مدیریت ریسک آشنا هستید. اما در این نوشته می‌خواهیم با عدم قطعیت آشنا بشویم. ریسک بخشی از عدم قطعیت‌هایی است که در پروژه با اون مواجه میشیم. به دلیل اینکه مدیر پروژه همواره در فضایی پر از عدم قطعیت قرار دارد و برگرفته از فیلم نام‌آشنای این روزها، این عنوان برای نوشته در نظر گرفته شده است. آنچه در ادامه می‌آید برداشتی است از مقاله‌ای (لینک) که در بخش مدیریت سایت دانشگاه MIT آمریکا منتشر شده است.

عدم قطعیت (uncertainty) یک جز جدانشدنی از بیشتر پروژه‌هاست که حتا مدیرهای حرفه‌ای با جمع و جور کردنش مشکل دارند. مدیرها از مایلستون‌های تصمیم‌گیری برای پیشبینی خروجی‌ها و مدیریت ریسک برای جلوگیری از بحران و یا تکرار پیوسته آنها استفاده می‌کنند تا به نتیجه‌ی مطلوب پروژه برسند. با این حال باز هم پروژه با رد شدن از زمانبندی اولیه، خرج بیشتر از بودجه و نتیجه‌های نه چندان ایده‌آل مواجه می‌شود و یا حتا می‌میرد.

با تحقیق بر روی ۱۶ پروژه در صنایع مختلف و مصاحبه با عوامل آن در طول ۵ سال مشخص شد که مدیران به صورت ثابت در تشخیص انواع عدم قطعیت شکست می‌خورند و نمیدانند که هر کدام از اینها نیاز به رویکرد مدیریت متفاوتی دارد. البته این کمبود آگاهی قابل درک است. چون در تعریف پذیرفته شده از پروژه فرض می‌شود که هر کس می‌تواند نهایتِ وظیفه را تعیین کند، راه‌های جایگزین را پیدا کند و در مسیر چشم‌انداز پروژه حرکت کند. اما این فرضیات فقط برای پروژه‌های روتین و شناخته شده به درد میخورند. در پروژه‌های جدید و متفاوت، شرکت‌ها نیاز دارند که به راه مدیریت کردن جدیدی برسند. یک رویکرد جدید در این حوزه «مدیریت مبتنی بر عدم قطعیت» است که سبک برنامه‌ریزی، پایش و مدیریتی خاصی را فعال می‌کند.

بعضی از پروژه‌ها عدم قطعیت‌های کمی دارند (فقط پیچیدگی وظیفه‌ها و رابطه‌ها مهم هستند) ولی بیشتر پروژه‌ها با چندین نوع عدم قطعیت طرف هستند. عدم قطعیت را در اینجا به ۴ بخش دسته‌بندی می‌کنیم.

۱- تغییر: تغییر از تاثیرات کوچک زیادی به وجود می‌آید و روی محدوده‌ای از مقادیر یک فعالیت خاص تاثیر می‌گذارد. مدیران در ابتدای هر پروژه به ترتیب و طبیعت فعالیت‌ها آگاه هستند و اهداف روشنی دارند. اما با جابجا شدن مسیر بحرانی زمانبندی، مدیر پروژه مجبور می‌شود تغییرات را در کل مسیر پایش کند. چیزهایی مثل بیمار شدن کارگر، وضعیت هوا، تاخیر در تحویل قطعات و سختی پیشبینی نشده‌ی وظیفه‌ها از نمونه‌ی تغییرها هستند. این تغییرها برای برنامه‌ریزی و پایش خیلی کوچک هستند اما تیم پروژه می‌تواند برای تاثیر این تغییرها بر روی هزینه و زمان برنامه‌ریزی و کنترل داشته باشد.

۲- عدم قطعیت پیشبینی شده: این نوع عدم قطعیت قابل شناسایی هستند و تاثیراتشون قابل درک است ولی اعضای تیم نمیتوانند مطمئن باشند که اتفاق می‌افتند. بر خلاف تغییر که از جمع شدن تاثیرهای کوچک می‌آید، عدم قطعیت پیشبینی شده کاملن متمایز و مشخص است و شاید نیاز به مدیریت ریسک کامل همراه با چندین برنامه جایگزین باشد. برای تشبیه می‌توان به عوارض جانبی دارو اشاره کرد که با مصرف دارو حتمن رخ نمی‌دهند ولی اگر اتفاق افتادند باید برنامه‌ای برای جبران باشد.

۳- عدم قطعیت پیشبینی نشده: همونطور که از اسمش مشخص است، این نوع عدم قطعیت نمی‌تواند در طول برنامه‌ریزی پروژه شناسایی شود. طرح جایگزینی وجود ندارد. یا تیم به احتمال رویداد آگاه نیست یا آن را کاملن غیرمحتمل می‌داند و زحمت درست کردن راه‌های جایگزین را به خودش نمی‌دهد. عدم قطعیت پیشبینی نشده همیشه از رویدادهای دور از ذهن حاصل نمی‌شود، بلکه گاهی از برخورد غیرمترقبه‌ی چندین رویداد ایجاد می‌شود که هر کدام قابل حدس بوده‌اند. این عدم قطعیت تنها در پروژه‌های جدید برای تیم دیده می‌شود.

۴- آشفتگی: این نوع از عدم قطعیت در جایی رخ می‌دهد که هیچگونه قابلیت پیش‌بینی وجود ندارد و ساختار اولیه‌ی طرح پروژه نامعلوم است. در پروژه‌های تحقیقاتی این حالت دیده می‌شود که گاهی نتیجه نهایی از قصد اولیه پروژه فاصله داشته است.

در صورتیکه نیاز به دانستن روش مدیریت کردن هر یک از این انواع عدم قطعیت را دارید به مقاله اصلی مراجعه کنید.

در نهایت مدیران باید به قدر کافی منعطف باشند تا بتوانند رویکرد درست را در زمان درست به کار بگیرند. چالش اصلی در مدیریت عدم قطعیت (به هر اندازه که باشد) این است که تعادل میان برنامه‌ریزی و یادگیری حفظ شود. برنامه‌ریزی یک قاعده و مجموعه‌ی محکمی از فعالیت‌ها را ایجاد می‌کند که می‌توانند تدوین، منتقل و پایش بشوند. یادگیری اجازه‌ی پذیرش و سازگار شدن با رویدادهای غیر قابل پیشبینی یا بی‌نظم را می‌دهد. هر دوی اینها نیاز به سبک مدیریت و زیرساخت متفاوت دارند. پروژه‌هایی که در آنها تغییر و عدم قطعیت پیشبینی شده بیشتر است، اجازه برنامه‌ریزی بیشتر را می‌دهند. در مقابل پروژه‌هایی که سطح بالایی از عدم قطعیت پیشبینی نشده یا آشفتگی را دارند نیاز به تاکید بیشتر بر روی یادگیری دارند. در نهایت اینکه برای یک مدیر پروژه‌ی ایستاده در غبار باید یاد بگیرد که در عصر تغییرات سریع، عدم قطعیت یک قاعده است و نه استثنا. کسانی که این را درک کنند شانس بیشتری برای ایجاد موفقیت در پروژه‌هایشان دارند.

2 دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

روش ایجاد ارتباط بین پروژه‌ها
زنجیره بحرانی
فهرست