شکی نیست که اطلاعات کارکرد افراد، دید سطح بالا و ارزشمندی از میزان عملکرد منابع میده. مدیران و دفتر مدیریت پروژه این اطلاعات رو برای تحلیل چگونگی بکارگیری منابع و همچنین هزینه تمام شده بخش‌های پروژه استفاده می‌کنند. اما یکی از سخت‌ترین کارهایی که در تعامل با همکاران تیم خودمون داشتیم این بوده که زمان‌های کاریشون رو به صورت دوره‌ای گزارش کنند. باید همیشه و متناوبن می‌گفتیم (و بگیم): «تایم شیت بزنید، تایم شیت بفرستید». معمولن دریافت تایم شیت از کارکنان یک تلاش نافرجام با بازخوردی ناامید کننده است. گاهی چیزی نمیاد و گاهی میاد ولی با بینهایت مشکل در تک تک خطوط وارده شده.

     چطور با این نیروهای مقاومت محلی برای گزارش زمان در داخل شرکت برخورد کنیم؟ در ادامه به چند مورد از کارهایی که میتونه به کاشتن دانه‌ی مزایای گزارش زمان در ذهن کارکنان کمک کنه اشاره می‌کنم.

1. با عینک افراد تیم نگاه کنید. مجبور کردن افراد تیم به ارائه زمان کار مشکلیه و اینکار در یک تیم جاافتاده که عادت به اینکار ندارند سخت‌تر هم میشه. اونها به شما مشکوک می‌شوند که چرا دارید ریز کارکرد رو طلب می‌کنید. در ابتدا باید بهشون اطمینان بدهید که نمی‌خواهید مثل یک پدرخوانده همه‌ی کارهای اونها رو زیر نظر بگیرید. بگویید تنها نیاز به ساعت کارکرد به تفکیک پروژه‌ها دارید تا مدیران پروژه بتونند بهتر زمان رو مدیریت کنند و روی خط زمان باقی بمونند. به دیگر مدیران هم بگویید که این نگاه به تایم شیت رو در بین کارکنان تقویت کنند و نخواهند که با داده‌های وارده مچ کسی رو بگیرند.

2. کمکم کن که کمکت کنم. وقتی افراد قبول کردند که اطلاعات زمانی رو برای شما ارسال کنند، حالا می‌تونید به اونها ثابت کنید که چطور این کار باعث بهبود عملکرد و مدیریت انتظارات ذینفعان پروژه میشه. قاعدتن همه یادشون میاد که در گذشته وظیفه‌ای در پروژه خیلی بیشتر از اون چیزی که قرار بود طول کشیده و همه رو به دردسر انداخته است. افراد به مرور می‌پذیرند که باید زمان خود را به تفکیک وظیفه گزارش کنند تا PMO بتونه پیش‌بینی درست‌تری از میزان کار لازم برای هر وظیفه داشته باشه.

3. شفافیت بیشتر، کمک بیشتر. باید قبول کرد که در این وضعیت اقتصادی هر روز کارهای بیشتری روی تیم‌ها بار زده میشه و همین هم باعث نارضایتی کارکنان میشه. به افراد بگویید در صورتیکه گزارش زمان روی وظایف و پروژه‌ها به درستی صورت بگیره، مدیران ارشد قانع می‌شوند که منابع بیشتری برای اتمام پروژه‌ها اختصاص بدهند. وقتی مدیر شرکت به ریز عملکرد افراد دسترسی نداره، تصور میکنه همه دارند وقت تلف می‌‎کنند و جا برای بار زدن کار بیشتر وجود داره. افراد به مرور می‌پذیرند که باید گزارش کنند تا مدیران ببینند که واقعن نیاز به نیروی بیشتر وجود داره.

4. آسونش کنید. گزارش دادن زمان به صورت ثابت و پیوسته کار سختیه. به شکلی این تایم شیت‌ها رو با کار روزانه افراد یکپارچه کنید. استفاده از فایل‌های اکسلی کارگشا نیستند. بایست به دنبال یک سیستم مدیریت پروژه باشید. این سیستم میتونه پیگیری زمان رو با کارهای روزانه افراد در پروژه‌ها هماهنگ کنه. بعدن در مورد قابلیت‌های تایم‌شیت در پراجکت سرور می‌نویسم.

5. همه رو مسئول کنید. حتمن در هر کار گروهی افرادی رو دیده‌اید که کمتر کار می‌کنند و به اصطلاح سواری مجانی می‌گیرند. این مسئله در طول زمان باعث کاهش انگیزه‌ی بقیه‌ی تیم میشه. به افراد بگویید که گزارش زمان به منصفانه‌تر شدن ارزیابی عملکرد کمک میکنه و افرادی که به پیشرفت تیم کمک می‌کنند یا از زیر کار در می‌روند رو مشخص میکنه.

     در آخر اینکه پیگیری زمان اطلاعات فوق‌العاده‌ای در مورد پیشرفت پروژه و عملکرد افراد به شما میده و به دفتر مدیریت پروژه در اداره کردن بهتر سبد پروژه‌ها و مدیریت انتظارات کمک میکنه. به تلاش برای پذیرش مزایای این کار در تیم خود همت کنید و تا قبول شدن کامل آن صبور باشید. می‌تونید برای افرادی که در «ارائه‌ی پیوسته‌ی تایم‌شیت‌های درست» ثابت قدم هستند جایزه‌ای تعیین کنید. یکبار در شرکت خودمون اینکار رو کردیم و همونطور که قابل حدسه به من جایزه‌ای نرسید!