در پراجکت سرور، زمان‌هایی که بر روی چیزی غیر از کار پروژه صرف می‌شوند به عنوان زمان اداری یا Administrative Time در نظر گرفته می‌شوند. البته «اداری» ترجمه‌ی مناسبی برای واژه‌ی Administrative نیست، چون ساعت‌های غیرکاری مثل مرخصی هم در این دسته قرار می‌گیرد. جلسه، آموزش، مسافرت و مرخصی استعلاجی از نمونه مواردی هستند که در دسته زمان‌های اداری هستند. این زمان‌ها به این دلیل در پراجکت سرور وارد می‌شوند که بتوان کلیه زمان صرف شده منابع انسانی در یک دوره زمانی خاص رو در یک سیستم ثبت کرد. به زبون ساده‌تر میشه اگه در نظر بگیریم که یک فرد زمان خودش رو در دو بخشِ پروژه‌ها و خارج از اون صرف میکنه. کار پروژه‌ها توسط مایکروسافت پراجکت و گردش کاری مدیریت وظیفه‌ی پراجکت سرور ثبت میشه. اگه این فرد زمان‌های خارج از پروژه‌ی خودش رو هم در جایی از سیستم ثبت کنه، میتونیم کل زمان فرد در شرکت رو در یک بازه زمانی داشته باشیم. این زمان‌های اداری در بخش تایم شیت پراجکت سرور جمع‌آوری و پردازش می‌شوند.

از کجا شروع شد؟

در نسخه 2002 پراجکت سرور قابلیتی اضافه شد که زمان‌های به غیر از تخصیص‌ها هم پیگیری شوند. اینکار با ایجاد «استثناهای تقویم پروژه» در طی یک فرایند انجام میشد. به این صورت که عضو تیم درخواست خودش رو به فرد مسئول ارسال می‌کرد و اون فرد این درخواست رو به شکلی روی مخزن منابع اعمال می‌کرد. تاریخ در توصیف این فرایند طولانی نوشته: طاقت‌فرسا!

در نسخه 2003 نام این قابلیت «زمان غیرپروژه‌ای (Non Project Time)» شد. تغییرات ایجاد شده قابل توجه بود. نوعی از پروژه به سیستم اضافه شده بود به اسم «اداری» که باید هر منبع رو به اون تخصیص می‌دادند. حالا به راحتی میشد برای هر دسته‌ی کار غیرپروژه‌ای یک پروژه تعریف کرد! و گزارشگیری خوبی بر روی کل زمان‌های صرف شده داشت. اینکار از فرایند طولانی 2002 ساده‌تر بود ولی هنوز نیاز به انتشار پروژه‌های اداری برای نمایش ساعت‌های غیرپروژه‌ای در سیستم بود.

از نسخه 2007، این قابلیت به «زمان اداری» تغییر نام پیدا کرد که هنوز هم این نام پابرجاست. فرایند کار که در 2010 و 2013 هم ادامه دارد به این صورت است که دسته‌های زمان غیراداری به صورت متمرکز تعریف می‌شوند. افراد در تایم‌شیت خود عملکرد خودشون رو در هر دسته وارد می‌کنند و در صورت نیاز به تایید مراحل آن توسط مدیریت تایم‌شیت پراجکت سرور کنترل میشه.

چطور کار می‌کند؟

در نسخه‌های اخیر پراجکت سرور در تنظیمات سرور سایت PWA می‌تونید این دسته‌ها رو وارد کنید و برای هر کدام این موارد رو تعیین کنید:

وضعیت: حالت باز و بسته رو داره. باز بودن دسته به این معناست که کاربر می‌تونه روی اون ساعت گزارش کنه.

تایید: حالت بله و خیر رو داره. در صورت نیاز داشتن به تایید، با هر بار درخواست عضو تیم یک درخواست به سمت مدیر مستقیمش میره تا اون رو قبول یا رد کنه. در صورتی که درخواست تایید نشه یا در انتظار تایید باشه، کاربر نمی‌تونه تایم‌شیتش رو برای تایید کلی ارسال کنه.

نوع کار: حالت کاری و غیرکاری رو داره. بگذارید هر کدوم از این حالت‌ها رو بیشتر توضیح بدهم. زمان غیرکاری زمانی برنامه‌ریزی شده به عنوان استثنا در تقویم پروژه است که توسط کاربر و بدون نیاز به درگیر شدن پراجکت (msp) تعریف می‌شوند. غیرکاری‌ها به موتور زمانبندی msp اجازه نمی‌دهند در آن زمان‌ها کاری برای فرد برنامه‌ریزی شود. از طرف دیگه زمان کاری به عنوان تخصیص‌های مجازی در نظر گرفته می‌شوند. به این دلیل میگم مجازی چون به هیچ پروژه‌ای مربوط نیستند و به عنوان یک رکورد مستقل ثبت می‌شوند.

نکته‌ای آخر اینکه در نسخه 2007 و 2010 هر دسته فقط یکبار میتونست به تایم‌شیت اضافه بشه ولی در پراجکت سرور 2013 می‌تونید چندبار یک دسته رو با توضیح‌های مختلف اضافه کنید. این تنها تغییر 2013 در این بخش است.

دسته‌های پیش‌فرض پراجکت سرور محدود به مرخصی و چند آیتم دیگه میشه. یک سری ایده برای دسته‌هایی که میشه در زمان‌های اداری اضافه کرد دارم که می‌تونید در این نوشته (لینک) ببینید.